FATTURA ELETTRONICA: un’opportunità per ottimizzare i sistemi aziendali

Recentemente mi è successo  di leggere post e articoli che parlano del “flagello” dell’imminente fatturazione elettronica obbligatoria per tutte le aziende verso tutti i clienti verso cui viene emessa fattura. Il non plus ultra è stato un video di un noto comico che faceva la pantomima di un imprenditore artigiano che si è ritrovato in una sorta di girone dantesco tra corsi alla sua impiegata e adempimenti burocratici nella necessaria attività di fatturazione verso un ente pubblico.

Dalle conoscenze specifiche in materia acquisite frequentando corsi e seminari, ritengo che l’obbligo della fatturazione elettronica possa essere, per le aziende, occasione di aumentare la produttività della parte amministrativa degli uffici e uno snellimento delle procedure amministrative interne, ma procediamo per punti esaminando le differenze tra la situazione attuale e quella che dovrebbe porsi in atto dal 1° gennaio 2018:

Situazione attuale:

1.    Fatturazione in uscita (o in vendita)
Dopo una fornitura di beni e servizi (o spesso, per prassi, a fine mese) bisogna già emettere una fattura, necessariamente ci deve essere una persona che crea il documento, tramite un software (gestionale, CRM, ecc…)
La fattura va stampata
Una copia va spedita via posta al cliente (o meglio spesso la inviamo via mail come allegato)
Un copia va alla contabilità interna, registrata e archiviata.
Per aziende più piccole la copia viene portata, spesso a mano, al commercialista, in cui viene registrata, caricata (spesso a mano) nel sistema di contabilità del commercialista che provvede alle necessarie scritture contabili.

2. Fatturazioni in entrata (o in acquisto)
Ogni fornitore manda le fatture relative ai beni e servizi forniti all’ azienda
Le fatture arrivano via posta ordinaria o da diversi indirizzi e-mail dei diversi fornitori
Le fatture vengono quindi stampate e raccolte, nonché caricate nel software aziendale (gestionale, CRM, ecc…)
Infine vanno alla registrazione, o meglio portate (spesso a mano) dal commercialista in cui, a mano, vengono registrate e caricate nel sistema di contabilità del commercialista che provvede alle necessarie scritture contabili.
Da evidenziare che nel 99% dei casi i software delle aziende NON sono compatibili con i software dei propri commercialisti per cui non è possibile “caricare automaticamente” le fatture emesse sul software del commercialista ma le operazioni vengono effettuate manualmente. Stessa cosa per le fatture in ingresso, che vengono caricate a mano, fattura per fattura, con grande dispendio di tempo.

1° Gennaio 2018

1.    Fatturazione in uscita (o in vendita)
Anche in questo caso, ci deve necessariamente essere una persona che crea il documento, tramite un software (gestionale, CRM, ecc…), se l’azienda non è provvista di un gestionale ha l’obbligo di adottarlo.
Tramite il medesimo software, se dotato dei servizi o di servizio esterno, con un linguaggio standard le fatture vengono inviate ad un sistema centralizzato che provvede a consegnarla via PEC al cliente destinatario.
Le operazioni sono concluse.

2. Fatturazioni in entrata (o in acquisto)
Le fatture dei fornitori arrivano via PEC e vengono archiviate in una sorta di “cassetto” elettronico.
Le operazioni sono concluse
Praticamente tutte le fatture in acquisto e vendita vengono archiviate in un archivio digitale (archiviazione sostitutiva), accessibile via internet, e disponibili in un linguaggio standardizzato.

I vantaggi del nuovo sistema:
–       basta stampe
–       basta copie di fatture da portare al commercialista (i dati saranno disponibili nell’archivio sostitutivo)
–       velocizzazione del processo di invio (avviene tutto automaticamente)
–       velocizzazione del processo di preparazione delle fatture in acquisto (vengono archiviate in ordine)
–       basta con clienti che su sollecito di pagamento insoluto usano la scusa “non mi è arrivata la fattura”

In conclusione, il processo di fatturazione elettronica, se gestito con gli strumenti giusti, può snellire ed accelerare i processi contabili aziendali e permettere alle risorse amministrative di avere più tempo disponibile.

Ovviamente, perché tutto funzioni correttamente bisogna:
–       avere un software gestionale o un CRM adeguato alle esistenze aziendali
–       avere un servizio di controllo, invio ed archiviazione sostitutiva semplice e funzionale
–       avere una connettività dati (connessione ad internet)  in grado di garantire invio dei dati e fruibilità delle informazioni contenute nell’archivio sostitutivo.

Simone Zanotto – Responsabile commerciale G.S.S. Impianti Srl

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