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Risponditore automatico: configura la tua risposta personalizzata

Risponditore automatico: configura la tua risposta personalizzata

Dopo aver parlato delle potenzialità del centralino voip in questo articolo dedicato, è il momento di approfondire le funzionalità di un’integrazione fondamentale per configurare la tua risposta personalizzata: il risponditore automatico.

 

Che cos’è il risponditore automatico (IVR)?

Immagina questo tipo di situazione. Gestisci un’azienda e ricevi moltissime chiamate sulla stessa linea telefonica oppure i tuoi clienti vogliono parlare con un altro responsabile. È evidente che questo tipo di situazioni non agevolano l’operatore preposto alle risposte. Ma per fortuna esiste una soluzione comoda e flessibile che darà una svolta al tuo business!

Denominato tecnicamente IVR, ovvero Interactive Voice Response, il risponditore automatico è la voce di “benvenuto” che risponde immediatamente al chiamante con un messaggio preregistrato, indirizza la chiamata verso un numero interno o propone di scegliere tra le diverse opzioni premendo i tasti da 0 a 9 presenti sulla tastiera del telefono. Nel complesso, è un sistema telefonico ad albero che consente di accedere a determinati interni di un’azienda, a specifiche funzioni di un menù o a contenuti informativi utilizzando la tastiera del proprio telefono.

Il risponditore automatico interagisce, dunque, con i tuoi clienti e ti permette di non perderti neanche una chiamata e le sue funzionalità sono traducibili in una semplificazione del tuo business, filtrando l’utenza in entrata dal tuo centralino telefonico.

Il risponditore IVR è uno strumento semplice ed estremamente flessibile con cui gestire i flussi di chiamate in entrata, rendendo più efficienti i processi aziendali e migliorando la comunicazione con Clienti e Fornitori.

 

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Risponditore telefonico automatico: come funziona

La tecnologia IVR fa uso di messaggi vocali (da noi precedentemente preregistrati) e dei cosiddetti toni DTMF. i DTMF sono dei messaggi automatici generati dal sistema per guidare l’utente attraverso le possibili azioni. Ad esempio: “premere 1 per parlare con un operatore del reparto centralini telefonici, premere 2 per parlare con un operatore del reparto sistemi di sicurezza, premere 3 per tornare al menù principale…”.

È doveroso precisare che non si tratta di un auto responder, percè non gestisce e-mail nè testi scritti e non è un bot telefonico basato su AI.

La sua funziona è, dunque, quella di smistare i tuoi clienti nel giusto reparto di competenza, attraverso una serie di comandi personalizzabili. Questo permette a tutto il personale di risparmiare tempo e ridurre il carico di stress dovuto alla gestione intensa di tutte le telefonate in entrata.

Un risponditore automatico può essere paragonato a un velocissimo centralinista capace di gestire con la massima rapidità ed affidabilità tutte le chiamate. Perciò, è un’ottima soluzione anche per migliorare la customer experience degli utenti che si rivolgono alla tua azienda e vengono prontamente indirizzati in base alle loro richieste.

 

 

Vantaggi di un risponditore automatico telefonico

Definiamo tutti i vantaggi aziendali che otterrete quando farete affidamento al risponditore automatico:

• È una tecnologia completamente personalizzabile e versatile perchè possono essere registrati molteplici messaggi a seconda delle esigenze aziendali e dei tuoi clienti. È possibile, infatti, personalizzare le frasi utilizzate in base al periodo dell’anno con un semplice comando.

• Permette di migliorare notevolmente la customer experience, ovvero l’esperienza di chiamata dei clienti con la tua azienda. Il risponditore automatico è uno degli strumenti da implementare al tuo centralino aziendale per fornire un supporto di alto livello e disponibile 24/7. Il cliente che beneficerà di questo servizio aggiuntivo si sentirà subito accolto con un messaggio di benvenuto, assicurandogli un pronto intervento. Chiaramente, si integra perfettamente con la tecnologia dei centralini telefonici VoIP con una qualità del suono superiore e con la possibilità di inserire qualsiasi traccia audio o musica d’attesa.

• Essendo un’integrazione aggiuntiva del centralino telefonico in cloud, non viene aggiunto alcun costo al tuo abbonamento. Potrai sfruttare tutte le sue potenzialità senza doverti preoccupare di costi aggiuntivi.

 

 

La soluzione definitiva per la tua azienda

Con il servizio di centralino telefonico VoIP con integrazione risponditore automatico le piccole e medie imprese avranno a disposizione uno strumento per migliorare la gestione dei flussi di chiamate in entrata senza alcun investimento infrastrutturale.

Vuoi assicurare ai tuoi clienti un’esperienza vocale il più simile possibile a quella che avrebbero con un essere umano? Scopri tutte le potenzialità di questa importante risorsa e contattaci al numero +39 0426980000 o compila questo modulo indicandoci le tue esigenze.